Was verstehen wir unter einer Output Analyse?
Eine Output Analyse ist die Erfassung und Darstellung der Ist Situation und die Konzeptionierung einer Soll Situation für den Bereich Erstellen und Verteilen von Dokumenten in Unternehmen mit dem Ziel der Schaffung von Kostentransparenz und nachhaltiger Kostensenkung sowie der Steigerung der Effizienz der Anwender auf der Basis der Ziele des Kunden.
Dabei sollen die Belange des Gesundheitsschutzes und der Akzeptanz der Anwender mit den Anforderungen an Kosteneffizienz und Sicherheit in einem ausgewogenen Verhältnis berücksichtigt werden.
Die Optimierung der Betriebsumgebung, der Geräteflotte und des Outputs der Business Prozesse stehen dabei im Vordergrund. Dies führt zur Bereitstellung neuer und verbesserter Services der IT Abteilung für die Business Prozesse.
In einer regelmäßigen Diskussion während des Analyseprozesses werden die Entwürfe bewertet und optimiert. Nach Abschluss der Output Analyse ist eine ständige Bewertung der eingetretenen Ergebnisse und weitere Optimierung unbedingt notwendig um die nachhaltige Erreichung der gesteckten Ziele zu gewährleisten.
Warum sind wir von der Notwendigkeit einer Output Analyse überzeugt?
Das Erstellen und Verteilen von Dokumenten ist wesentlicher Bestandteil von Business Prozessen. Die Anforderungen an die Sicherheit, der Druck die Kosten zu senken, neue technische Entwicklungen und die zunehmende Mobilität der Arbeit haben großen Einfluss auf das Erstellen und Verteilen von Dokumenten.
Ein strukturiertes Herangehen in Form einer Output Analyse ist für uns die Basis den genannten Anforderungen gerecht zu werden.
Kostentransparenz ist die Basis für Entscheidungen und für eine laufende Optimierung. Die Output Analyse bietet die Plattform Ziele zu definieren, Kosten transparent zu machen, die Wege zu beschreiben und die Messkriterien festzulegen die nötig sind die gesteckten Ziele zu erreichen.
Damit leistet die Output Analyse einen wesentlichen Beitrag zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Wie läuft eine Output Analyse ab?
Vor den Start:
Bevor eine Output Analyse starten kann müssen die Inhalte und die Ziele definiert werden. Dafür werden unsere Berater mit Ihnen an Hand einer Checkliste die einzelnen Bestandteile durcharbeiten und entscheidungsreif Ausarbeiten.
Diese Inhalte und Ziele sollten unbedingt mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt werden. Die Mitarbeiter sollten informiert werden dass ein Output Analyse stattfindet.
Eine Kontaktmatrix stellt sicher dass alle Personen die Einfluss auf das Ergebnis der Output Analyse haben Ihre Aufgaben kennen und richtig kommunizieren.
Anhand eines Projektzeitplanes werden die Schritte der Output Analyse dargestellt und kontrolliert.
Ist-Situation à Aufnahme:
Bei der Aufnahme der Daten werden alle relevanten Daten erhoben die benötigt werden um die Ist-Situation so darzustellen wie es in den Inhalten definiert wurde. Dabei werden in der Regel die Geräte inventarisiert und kaufmännische Daten abgefragt.
In dieser Phase sind wir sehr aktiv und treten bei Ihnen sehr stark in Erscheinung. Wir betreten die Räume um die Daten der Geräte zu erfassen, wir führen Gespräche mit Mitarbeitern, Arbeitnehmervertretung, IT und Einkauf Abteilung und Management.
Ist-Situation à Analyse:
Nach dem die Daten erhoben wurden findet die Analyse statt. IN dieser Phase sind wir sehr aktiv ohne bei Ihnen in Erscheinung zu treten. Die Daten werden geprüft, es werden Nachfragen per Mail gestellt um die Genauigkeit der Daten zu erhöhen. Erste Entwürfe der Darstellung der Ist-Situation werden an Sie versendet zur Prüfung, Diskussion und Bestätigung.
Soll Konzept:
Auf der Basis der vereinbarten Inhalte entwickeln wir die ersten Entwürfe des Sollkonzeptes. Diese Entwürfe bauen wir modular auf und kommunizieren die Versionen zur Diskussion und Verbesserung. Es kann mehrere Versionen eines Dokumentes geben bis der nötige Reifegrad erreicht ist.
In dieser Phase sind wir sehr aktiv und treten wieder öfter bei Ihnen in Erscheinung. Wir führen nun hauptsächlich fachliche Gespräche zur Verbesserung der Reifegrade der Module des Konzeptes.
Diskussion:
Dieser Prozess beginnt bereits während der Phase Soll Konzept und wird nun bis zur finalen Entscheidung über die Ergebnisse der Analyse (Darstellung der Ist Situation) und des Soll Konzeptes fortgeführt.
Als Abschluss wird es ein finales Meeting für das Management geben in dem die Kernaussagen und die strategische Ausrichtung des Soll Konzeptes mit den Nutzen für die Business Prozesse dargestellt werden.
Alle erstellten Dokumente werden Ihnen elektronisch übermittelt. Wesentliche Module werden zusätzlich als veränderbare Dateien geliefert. Damit können Sie dann weitere Schritte, wie etwa die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für eine Ausschreibung, sehr effektiv durchführen.
