I. Allgemein:
Unter Accounting im Umfeld von Drucken und Kopieren versteht man das Erfassen von Daten über die Daten (sogenannte Metadaten) die bei der Nutzung der Drucker und MFP Systeme entstehen. Diese Daten werden in eine relationale Datenbank (SQL, MySQL,Oracle, u.a.) geschrieben. Die Daten lassen sich in Form von Berichten darstellen. Welche Daten in den Berichten dargestellt werden lässt sich ebenfalls regeln. Aus Datensicherheitsgründen sollen benutzerbezogene Daten ausgeblendet werden. Schutz der personenbezogenen Daten nach BDSG §5.
Benutzer sollen Kostenstellen zugeordnet werden. Zusätzlich sollen beim Drucken projektbezogene Kostenstellen durch den Benutzer ausgewählt werden. Dadurch ist eine Auswertung auf Kostenstellenebene für das Unternehmen möglich. Bestimmte Funktionen von Druckern und MFP Systemen verursachen bestimmte Kosten, daher sollen die Werte der Kosten frei definierbar den Funktionen zugeordnet und hinterlegt werden. Kosten sind auf mindestens zwei Ebenen hinterlegbar, als Seitenkosten und als zusätzliche allgemeine Kosten.
Die Daten werden verursachergerecht, auftragsbezogen und maschinenbezogen ermittelt und in die Datenbank geschrieben. Es werden nur Daten erfasst die die Nutzung der Systeme quantifizieren.
Sinn und Zweck einer Accounting Lösung ist die Erfassung und Zuordnung von Kosten zu Zwecken der Abrechnung und Optimierung der Flotte.
II. Funktionen:
- Erfassung der Daten
- Zuordnung Benutzer zu Kostenstelle
- Hinterlegung von Kosten
- Erstellung von Berichten
II. 1 Erfassung der Daten
Die Erfassung der Daten erfolgt bezogen auf den Verursacher, den Auftrag und das Endgerät. Es werden nur Daten erfasst die die Nutzung der Systeme quantifizieren.
Folgende Daten werden je Auftrag erfasst:
- Drucken:
- Wer
- Wann
- Wie viele Seiten
- Wie viele Colorseiten
- Welches Format (DIN A4, DIN A3)
- Eigenschaften des Auftrages (Duplex)
- Auf welche Maschine
- Kopieren:
- Wer
- Wann
- Wie viele Seiten
- Wie viele Colorseiten
- Welches Format (DIN A4, DIN A3)
- Eigenschaften des Auftrages (Duplex)
- Auf welche Maschine
- Scannen:
- Wer
- Wann
- Wie viele Seiten
- Wie viele Colorseiten
- Welches Format (DIN A4, DIN A3)
- Eigenschaften des Auftrages (Duplex)
- Auf welche Maschine
II.2 Zuordnung Benutzer zu Kostenstelle
Zuordnung der Benutzer zu Kostenstellen:
- Benutzer müssen Kostenstellen zugeordnet werden
Die
Kostenstellen werden benannt und müssen hinterlegt werden, oder sollen aus dem
zentralen Verzeichnisdienst Active Directory importiert werden können. Beim Drucken können projektbezogene
Kostenstellen mitgegeben werden.
II.3 Hinterlegung von Kosten
Den Daten können Kosten hinterlegt werden.
Welche Kosten können hinterlegt werden:
- Seitenpreise
für
- gedruckte Seiten
- kopierte Seitenerstellt
- gescannte Seiten
- Allgemeine
Kosten zusätzlich zu den Seitenpreisen für
- gedruckte Seiten
- kopierte Seitenerstellt
- gescannte Seiten
II.4 Erstellung von Berichten
Die Erstellung von Berichten dient der Darstellung der Daten als Informationen. Berichte sollen an Hand aller erfassten Daten und der zusätzlich hinterlegten Informationen (Hinterlegung von Kosten) erstellt werden dabei soll entschieden werden welche Daten als Informationen im Bericht dargestellt werden. Die Berichte können in verschiedenen Dateiformaten (Excel und .txt/.csv; .pdf) erstellt werden.
Folgende Berichte sollen erstellt werden können.
Nach erzeugten Seiten und den daraus resultierenden Kosten in einem definierten Zeitraum:
- Anzahl der gedruckten Seiten monochrom und color
- Anzahl der kopierten Seiten monochrom und color
- Anzahl der gescannten Seiten monochrom und color
Nach Kostenstelle in einem definierten Zeitraum:
- Anzahl der gedruckten Seiten monochrom und color und die daraus resultierenden Kosten
- Anzahl der kopierten Seiten monochrom und color und die daraus resultierenden Kosten
- Anzahl der gescannten Seiten monochrom und color Modus für sicheres Löschen
Nach Aufträgen in einem definierten Zeitraum:
- Anzahl und Art der Aufträge
- Datum der Aufträge
- Uhrzeit der Aufträge
Nach Maschinen
- Anzahl der gedruckten Seiten monochrom und color
- Anzahl der kopierten Seiten monochrom und color
- Anzahl der gescannten Seiten monochrom und color
Für weiterführende Berichte empfehlen wir den Einsatz einer spezialisierten Software (Reportgenerator) wie etwa Crystal Reports, Fast Report Studio oder ähnliche. Es muss für das Erstellen der Berichte eine Schnittstelle zur Datenbank verfügbar sein die die Nutzung professioneller Auswertungstools ermöglicht.