Geräteflotte

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Geräteflotte – Printpolicy

I. Allgemein:

Unter Geräteflotte verstehen wir die Endgeräte welche im Zusammenhang mit dem Service “Drucken“ zur Verwendung durch die Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Dies sind in der Regel Drucker, Multifunktionsgeräte (MFP), Kopierer, Faxgeräte und Scanner. Die Auswahl dieser Geräte, also von welchen Gerätehersteller werden welche Modelle eingesetzt, erfolgt in der Regel durch ein entsprechendes Auswahlverfahren durch den Kunden.

Die Eigenschaften, Technologien und Funktionen der Druckgeräte werden durch den Hersteller der Geräte bestimmt und sollten bei der Auswahl der Geräte bekannt sein und in den Entscheidungskriterien entsprechend berücksichtigt werden.

Unter Printpolicy verstehen wir die Regeln die durch den Kunden definiert werden um eine Auswahl der „richtigen“ oder „optimalen“ Geräte treffen zu können. Die Definition dieser Regeln wird durch die folgenden Anforderungen (Themen, Kriterien, Faktoren, Punkte) bestimmt:

  • Sicherheit
  • Anforderungen der Geschäftsprozesse
  • Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz
  • Verfügbarkeit für die Benutzer

Die Definition einer Printpolicy soll sicherstellen, dass die Anforderungen des Kunden die Eigenschaften und Funktionen der Geräte bestimmen und nicht umgekehrt. Die o.g. Anforderungen stehen untereinander in enger Beziehung.

So kann der Geschäftsprozess die Anforderung nach einer hohen Verfügbarkeit (zeitkritischer Prozess) und nach einer hohen Kapazität (hohes Druckvolumen) haben. Dies kann zu einer Auswahl eines schnellen Druckers DIN A4 führen der doppelt ausgelegt ist und in der Nähe des Arbeitsplatzes steht, an dem der Geschäftsprozess hauptsächlich ausgeführt wird. Der Personalrat hat aber im Sinne des Gesundheitsschutzes Drucker mit hohem Volumen am Arbeitsplatz (wegen der Feinstaubbelastung) untersagt. Nun sollte die Auswahl geändert werden auf z.B. schnelles MFP DIN A3 mit zentralem Stellplatz. Diese Auswahl würde aber die Folge haben, dass auf Grund der Sicherheitsrichtlinie eine Lösung für sicheres und flexibles Drucken angewendet werden muss, dafür muss aber beachtet werden, dass das MFP System auch in diese Lösung integrierbar ist.

II. Die Anforderungen im Einzelnen:

  1. Sicherheit
  2. Geschäftsprozess
  3. Energieeffizienz und Gesundheitsschutz
  4. Verfügbarkeit für die Benutzer

Zu II.1 Sicherheit

Sicherheitsaspekte werden, wenn vorhanden, durch zentrale Datenschutzbestimmungen(getrieben durch die Anforderungen der Geschäftsprozess und gesetzlicher Regelungen), einer IT Sicherheitsrichtlinie und einer Print Security Policy definiert. Dabei stehen die folgenden Funktionen im Fokus:

  • Unterstützung von allgemeinen IT Sicherheitsstandards wie etwa IPsec
  • Integration in eine Lösung für sicheres und flexibles Drucken
  • Sicheres Löschen von internen Datenspeichern
  • Integration in ein zentrales Flottenmanagement Tool und Securitymanagement Tool

Zu II.2 Geschäftsprozess

Letztendlich sind es die Geschäftsprozesse (GP) die Anforderungen an die Dokumente stellen. Es ist in diesem Zusammenhang sinnvoll, diese Anforderungen zu bündeln um die Printpolicy übersichtlich zu halten. Wir gehen hier bewusst von Anforderungen an die Dokumente aus. So kann z.B. ein GP die fehlerfreie Digitalisierung von beidseitig bedruckten Dokumenten und deren automatisierten Transport in ein Anwendungssystem (z.B. Archiv) fordern und der gleiche GP fordert das Ausdrucken von digitalen Dokumenten in Farbe, auf Urkundenpapier und im Format DIN A4. Dies stellt keinen Widerspruch dar, sondern lediglich die konsequente Sicht auf die Dokumente. Ausgehend von dieser Sicht auf die Dokumente muss die Printpolicy die Anforderungen an die Geräte definieren. Dabei stehen besonders folgende Anforderungen im Fokus:

  • Digitalisierung von Dokumenten
  • Papierformate und Papiereigenschaften
  • Papierausgabe
  • Auflagenhöhe und Verfügbarkeit (wie groß ist die Auswirkung einer Nichtverfügbarkeit?)
  • Qualität der Ausdrucke

Zu II.3 Energieeffizienz und Gesundheitsschutz

Belange des Arbeitsschutzes und des Gesundheitsschutzes werden häufig durch den Personalrat bzw. Betriebsrat definiert. Daher ist es sinnvoll die Beteiligung des Personalrates bei der Erarbeitung einer Printpolicy sicherzustellen. In diesem Bereich stehen die folgenden Anforderungen im Fokus:

  • Emissionen von Wärme, Geräusch und Feinstaub
  • Energieverbrauch

Durch diese Anforderungen stellt sich sehr häufig indirekt die Frage nach der Technologie die für die Geräte zur Anwendung kommen soll. Diese Frage fokussiert sich auf die Frage Laser versus Tinte. Daher ist es sinnvoll in der Printpolicy die Technologie aufzuführen.

Zu II.4 Verfügbarkeit für die Benutzer

Unter Verfügbarkeit für Benutzer ist unter Berücksichtigung der Anforderungen aus den Geschäftsprozessen und den Anforderungen des Personalrates zu verstehen:

  • Ausdruck erfolgt innerhalb eines Prozesses an dem der Kunde beteiligt ist (z.B.: Beratungsgespräch)
  • Barrierefreier Zugang zu den Geräten
  • Laufwege zu zentralen Geräten
  • Anzahl Mitarbeit je zentralem Gerät

Ein barrierefreier Zugang würde wahrscheinlich auf Abteilungsebene definiert werden, abhängig von den Bedürfnissen des einzelnen Mitarbeiters.

Die Begrenzung der maximal zulässigen Laufwege zu zentralen Geräten ist oftmals sinnvoll. Mit dieser Definition sollte aber vorsichtig umgegangen werden, da es bei einer stringenten Auslegung zu unerwünschten Nebenwirkungen kommen kann. Nehmen wir an 12 Meter wäre der Maximalwert, in einer Location mit einzelnen Büros und langen Fluren würde nach jedem 4. Büro ein Zentralgerät stehen. Der gleiche Maximalwert würde in einem Großraumbüro die Positionierung eines zentralen Gerätes in der Mitte des Raumes erlauben. In der ersten Situation wurde die Anzahl Mitarbeit je Gerät wahrscheinlich 16 Mitarbeiter betragen und in der zweiten Situation unter Umständen 8 Mitarbeiter je Gerät. Dieses Beispiel soll zeigen, dass bei diesen Definitionen Flexibilität im Umgang mit denselben wichtig ist.

III. Beispiel für eine Printpolicy

Zentrale Forderungen werden in einer eigenen Tabelle dargestellt:

Gerätegruppe Einsatz FMT Sicheres Drucken IPsec/ SNMP V3/ IEEE801.x Anbindung an LAN Fax Server Emission Begrenzung Weitere
Drucker Arbeitsplatz Ja Nein Ja Nein Ja  
Drucker Zentral Ja Ja Ja Nein Nein  
MFP Arbeitsplatz Ja Nein Ja Ja Nein  
MFP Zentral Ja Ja Ja Ja Nein  

Die zweite Tabelle stellte die Anforderungen der Geschäftsprozesse und der Abteilungen dar:

Bereich/ Abtl. Anf. Nr. Format Papier Funktion Qualität Druck volumen Verfügbar Zeit Verfügbar Ort Barriere frei
GP1 1 A4 Urkunde U1 Drucken Color farbecht Niedrig Normal Arbeitsplatz  
GP1 2 A3 Standard Drucken, Digitalisieren, weiterleiten an Archiv Mono Hoch Hoch Zentral  
GP2 3 A4 Formular F1 Drucken Mono nur für intern Mittel Hoch Arbeitsplatz  
GP2 4 A4 Standard, Kopfbogen Faxen, Drucken, Kopieren Mono Mittel Standard Arbeitsplatz Ja
Abtl. A zu GP2 5 A4 Standard, Kopfbogen Faxen, Drucken, Kopieren Mono Mittel Standard Arbeitsplatz Ja
GP2 6 A3 Standard Drucken, Digitalisieren, Color Hoch Hoch Zentral  
Abtl. B 7 A3 Hochglanz Drucken Color farbecht Hoch Hoch Zentral  

Die dritte Tabelle leitet aus der Tabelle 2 die Definition für Kriterien ab um Modelle definieren zu können und bestimmt eine voraussichtliche Anzahl an Geräten die benötigt werden.

Bereich/ Abteilung Anf Nr. Anz. MA Anzahl Geräte Format Funktion Farbe Fiery Seiten  je Minute Papier Zuführg. ADF Display
GP1 1 12 2 A4 Drucken Color Ja 35 2×500    
GP1 2 45 5 A3 MFP Mono   60 4×500 + 1×2000 Dual  
GP2 3 156 85 A4 Drucken Mono   25 1×500    
GP2 4 37 18 A4 MFP Mono   25 1×500    
Abtl. A zu GP2 5 2 2 A4 MFP Mono   25 1×500 Duplex Schwenkbar
GP2 6 12 2 A3 MFP Color   60 4×500 + 1×2000 Dual  
Abtl. B 7 23 3 A3 Drucken Color Ja 60 4×500+ 1×2000    

Die vierte Tabelle leitet aus der Tabelle 3 die Definition der Geräteklassen (GK) ab. GP1/Anf1 kann mit Abtl.B/Anf7 zusammengelegt werden, die Anforderungen zu Color farbecht sind gleich, Geräte mit einem Zusatzcontroller für Farbechtheit sind teuer. Hier kann durch die Zusammenfassung die Zahl der Geräte von 5 auf 3 reduziert werden. GP1/Anf2 und GP2/Anf6 sollte auf einen Hersteller begrenzt werden um die Display-Technologie auf beiden Geräteklassen gleichermaßen abzubilden. Eine weitere Überlegung wäre eine Reduzierung von 8 auf 6 Geräte vorzunehmen und alle Geräte als Color Geräte zu definieren. Dies hätte den Vorteil, künftige Anforderungen des GP1 auf Farbe ohne zusätzliche Investitionen sicherzustellen. 

GK Anzahl Geräte Bereich/AnfNr. Format Funktion Einsatz Farbe Fiery Seiten  je Minute Papier Zuführg. ADF Display
1 3 GP1/1 Abtl.B/7 A3 Drucken Zentral Color Ja 60 4×500+ 1×2000 nein  
2 6 GP1/2 GP2/6 A3 MFP Zentral Color   60 4×500 + 1×2000 Dual  
3 85 GP2 A4 Drucken Arbeitsplatz Mono   25 1×500    
4 18 GP2 A4 MFP Arbeitsplatz Mono   25 1×500    
5 2 Abtl. A zu GP2 A4 MFP Arbeitsplatz Mono   25 1×500 Duplex Schwenkbar