Warum ist es ein kritischer Erfolgsfaktor, die Arbeitnehmervertretungen frühzeitig in ein Output-Konzept einzubinden?
Das gesetzlich verankerte Ziel einer Arbeitnehmervertretung ist die Unterstützung des Managements bei der Erreichung der betrieblichen Ziele unter Ausgleich der Interessen der Arbeitnehmer und des Betriebes durch vertrauensvolle Zusammenarbeit (Betriebsverfassungsgesetz §2, Personalvertretungsgesetz §2)
Die Erarbeitung und vor allem die Umsetzung eines Output-Konzeptes bedeuten in der Regel weitreichende Änderungen von Abläufen und Gewohnheiten in der täglichen Arbeit.
Sowohl die Analysephase als auch die Umsetzungsphase bringt eine gewisse Unruhe in die Belegschaft. Nicht informierte und involvierte Mitarbeiter neigen eher dazu eine Blockadehaltung einzunehmen und Beschwerde bei der Arbeitnehmervertretung zu führen.
Dies stellt dann oft den Punkt dar, an dem Konzepte entweder sehr stark geändert werden müssen oder gar ganz gestoppt werden.
Welche Themenbereiche eines Output-Konzeptes sind unter dem Aspekt der Beteiligung der Arbeitnehmervertretung besonders zu berücksichtigen?
- Gesundheitsschutz
- Datenschutz
- Transparenz von Nutzerverhalten
- Implementierung von neuen Funktionen
- Reduzierung der Anzahl der Geräte
- Energieeffizienz und Umweltschutz
Gesundheitsschutz:
Wir alle kennen die Diskussionen zum Thema „Tonerstaub macht krank“. Ebenso sind die Emissionen des Druckers oder MFP an Geräusch, Temperatur und Geruch zu beachten, ganz besonders wenn das Gerät in der Nähe des Arbeitsplatzes steht. Die damit verbundenen Diskussionen hängen sehr direkt mit dem Thema Reduzierung der Anzahl der Geräte zusammen. Aktuell können 2 unterschiedliche Lösungsansätze am Markt beobachtet werden:
- Die Zentralisierung der Geräte und damit die Entfernung der Geräte (und der damit verbunden Emissionen) vom Arbeitsplatz
- Die technologische Lösung durch die Verschärfung der Anforderungen an die maximalen Werte der erlaubten Emissionen (Tinten –oder Geldrucker, neuartige Tonerrezepturen wie synthetische Toner, verbessertes Farbmanagement um die Partikelgröße nicht noch weiter zu reduzieren)
Reduzierung der Anzahl der Geräte:
Sehr häufig ist die Reduzierung der Anzahl der Geräte das Mittel der Wahl um Einsparungseffekte im Bereich der IT-Aufwände, der direkten Seitenkosten und der Aufwände in der Verwaltung der Geräte (Tonereinkauf, Servicebestellungen, Vertragsabrechnungen, Assetmanagement, usw.) zu erreichen. Damit gehen aber auch Veränderungen einher die direkten Einfluss auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter haben:
- Längere Wege bis zur Funktion Drucken.
- „kompliziertere“ Geräte mit mehr Funktionen
- Der „eigene Drucker“ verschwindet
- Wartezeiten an den zentralen Geräten
- Sicherheitsrichtlinien wie Authentifizierung am Gerät
Datenschutz:
Anforderungen an den Datenschutz entstehen in der Regel aus 2 Gründen:
- Die Reduzierung der Geräte erhöht die Zahl der Benutzer je Gerät. Damit stellt sich die Frage wie sichergestellt werden kann, dass die gedruckten Dokumente ausschließlich den berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
- Die Benutzung von Funktionen an MFP Systemen wird erst durch Authentifizierung des Benutzers am Gerät freigeschaltet und ist damit aber auch dem Benutzer zuzuordnen.
Beide Gründe werden sowohl vom Unternehmen als auch von den Arbeitnehmervertretungen als kritisch im Sinne von Sicherheitsrelevanz eingeschätzt. Dieses Thema hängt direkt mit dem Thema Transparenz von Nutzerverhalten zusammen.
Transparenz von Nutzerverhalten:
Die aus Sicherheitsgründen vorgenommen Maßnahmen wie Authentifizierung am Gerät führen gewissermaßen zwangsläufig zu der technischen Möglichkeit das Nutzerverhalten transparent zu machen. Dies ist aus der Sicht von Sicherheit der Informationen (siehe auch BSI Baustein Drucken, Kopieren, Faxen) auch zum Teil gewollt. Der Benutzer soll der Absender der Mail sein, die er vom MFP System versendet. Der Benutzer will seine Ausdrucke garantiert selber in Empfang nehmen. Das Unternehmen stellt den Anspruch die Kosten in einem geeigneten Verfahren auf Kostenstellen, Projekte und andere Organisationsmerkmale umzulegen. Die IT Abteilungen benötigen die Transparenz um die Umgebung und die Geräteflotte zu optimieren.
Energieeffizienz und Umweltschutz:
Das allgemeine Bewusstsein für den Umweltschutz führt zu teilweisen gemeinsamen Interessen von Unternehmen und Arbeitnehmervertretungen.
Das Unternehmen möchte die Energiekosten senken und aus Gründen der Reputation (oft im Rahmen von CSR Corporate Sozial Responsibility Programmen) Nachhaltigkeit und Umweltschutz nachweisen.
Die Arbeitnehmervertretung möchte ebenfalls dem verstärkten Drängen der Belegschaft nach Umweltschutz entsprechen und Aktivitäten in diese Richtung nachweisen. Umweltschutz ist hier oft auch Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.
Damit entsteht in diesem Themenbereich ein geeigneter Anknüpfungspunkt für die erfolgreiche Einbeziehung der Arbeitnehmervertretungen.
Fazit: Umweltschutz und Energieeffizienz können als gemeinsamer Nenner dafür dienen gemeinsame Standards zu definieren, die obwohl aus unterschiedlichen Interessen abgeleitet, dennoch das gesamte Projekt nach vorne bringen können. Die frühzeitige Einbeziehung der Arbeitnehmervertretungen bedeutet Qualitätssicherung und Fortschrittssicherung für das Projekt. Einbeziehung an sich ist immer Gestaltung, Information und Involviertheit. Es reicht also nicht einfach zu informieren! Umweltschutz und Energieeffizienz ist zudem ein Kompetenzfeld in dem sich beide Partner sicher fühlen und damit ein sehr gut geeigneter Einstiegspunkt.