Eine Output Analyse ist die Erfassung und Darstellung der Ist Situation und die Konzeptionierung einer Soll Situation für den Bereich Erstellen und Verteilen von Dokumenten in Unternehmen mit dem Ziel der Schaffung von Kostentransparenz und nachhaltiger Kostensenkung sowie der Steigerung der Effizienz der Anwender auf der Basis der Ziele des Kunden.
Dabei sollen die Belange des Gesundheitsschutzes und der Akzeptanz der Anwender mit den Anforderungen an Kosteneffizienz und Sicherheit in einem ausgewogenen Verhältnis berücksichtigt werden.
Die Optimierung der Betriebsumgebung, der Geräteflotte und des Outputs der Business Prozesse stehen dabei im Vordergrund. Dies führt zur Bereitstellung neuer und verbesserter Services der IT Abteilung für die Business Prozesse.
In einer regelmäßigen Diskussion während des Analyseprozesses werden die Entwürfe bewertet und optimiert. Nach Abschluss der Output Analyse ist eine ständige Bewertung der eingetretenen Ergebnisse und weitere Optimierung unbedingt notwendig um die nachhaltige Erreichung der gesteckten Ziele zu gewährleisten.
Somit hat die Output Analyse folgende Inhalte:
- Geräteflotte
- Betriebsumgebung
- Management Systeme
- Neue Services
- kaufmännische Anforderungen
Geräteflotte:
Die Geräte die in der betreuten IT Umgebung des Kunden zum Einsatz kommen, dies sind in der Regel Drucker, Kopierer, MFP Systeme, Scanner, Faxgeräte. In diesem Zusammenhang spricht man auch oft von Stellplätzen, also der Einsatzort innerhalb des Unternehmens des jeweiligen, konkreten Gerätes.
Dabei kann in Stellplätze für die Büroumgebung und Sonderstellplätze unterteilt werden.
Sonderstellplätze sind Geräte die im Unternehmen eine besonders spezifische Anforderung erfüllen, wie z.B. Posteingangsscanner, Drucker die direkt an Diagnosegeräte angeschlossen sind, Etikettendrucker, Kassen oder Bon Drucker, Großformatdrucker, Fotodrucker, Großmaschinen der Hausdruckerei usw.
Die Geräteflotte wird in der Ist -und Soll Situation dargestellt.
Betriebsumgebung:
Die Betriebsumgebung erfasst Bereiche die für den Betrieb der Flotte wesentlich sind, diese sind insbesondere:
- die IT Umgebung in der die Geräte betrieben werden
- die Prozess Umgebung für Geschäftsvorfälle des laufenden Betriebes, wie z.B. Tonerbestellungen, Servicebestellungen, Abrechnungen von Seiten, Rechnungsprüfung der Lieferantenrechnung, Einkauf usw.
- Anforderungen der Business Prozesse an die Geräteflotte, wie z.B. bestimmte Formate, Zertifizierungen u.a.
Management Systeme:
Systeme die den laufenden Betrieb technologisch unterstützen mit dem Ziel die dahinterliegenden Prozesse zu automatisieren und eine höhere Transparenz und Sicherheit im Betrieb der Geräteflotte zu erzielen. Hierzu zählen:
- Flottenmanagement
- Sicherheitsmanagement
- Vertragsmanagement
Neue Services
Den Service Begriff entnehmen wir aus dem ITSM Best Practice Ansatz von ITIL. Die Business Prozesse stellen Anforderungen an die Unterstützung durch IT Services. Der MPS (Managed Print Service) ist ein solcher IT Service. Die Unterstützung für die Business Prozess werden durch die zur Verfügung gestellten Funktionen und(oder die Beseitigung von bestehenden Beschränkungen erreicht. Im Zusammenhang mit einer Output Analyse muss also auch Wert auf die Frage gelegt werden, welche neuen Funktionen müssen bereitgestellt werden und welche bestehenden Beschränkungen müssen beseitigt werden.
Hierfür kommen insbesondere folgende Themen in Frage:
- Mobile Printing
- Follow Me Printing
- Scann Funktionen mit Anbindung an bestehende Systeme
- Abrechnungssysteme für die Zuordnung von Kosten
- Und andere Funktionen
Kaufmännische Anforderungen
Hierzu zählen die Abrechnungsmethoden in Verträgen, die Analyse der bestehenden Verträge, die Gegenüberstellung von Kauf versus Leasing (Miete), die Gegenüberstellung der Rechnungsstellung versus Gutschriftenstellung.
Weiterhin sollen hier auch die Anforderungen an die SLA beschrieben werden, hierzu gehören insbesondere:
- Reaktionszeiten und Wiederherstellungszeiten
- Reduzierung und Erhöhung der Zahl der Geräte in der Flotte
- Betriebsbereite Übergabe der Systeme und Umgang mit Änderungen von Stellplätzen und Systemen
- Schulungsmaßnahmen auf der Eben der Anwender und der IT Abteilung
- Anforderungen an das Berichtswesen